Perjumpaan dengan semua kakitangan KPTM Kuantan

Pada 27 Oktober 2011, solat hajar dan bacaan yasin akan diadakan di surau KPTM Kuantan sempena menghadapi minggu peperiksaan akhir dan audit surveillance.  Minggu peperiksaan akhir akan berlangsung dari 31 Okt -  16 November 2011, manakala Audit Sirim akan diadakan pada 9 - 11 November 2011 oleh Parimala Devi.

Selepas solat hajat dan bacaan yasin, mesyuarat bersama semua pensyarah akan diadakan pada 10.30 pagi bagi membincangkan hal-hal berkaitan peperiksaan dan ISO.  Semua pensyarah diekehendaki membawa program handbook dan satu portfolio pengajaran bagi menyemak perkara-perkara berkaitan penilaian pelajar.

Di sebelah petang pula, perjumpaan dengan semua non-akademik akan diadakan bagi membincangkan tindakan-tindakan yang perlu dibuat oleh semua kakitangan bagi memastikan Audit Sirim berjalan dengan lancar.

Pada tarikh yang sama juga, audit 5s akan dijalankan di makmal komputer, makmal kejuruteraan awam, makmal kejuruteraan elektrik dan penyemakan terhadap keselamatan seperti 'alat pemadam api' dan 'first aid'.  Auditor 5s terdiri daripada Pn Nor Asikin Abdullah, Pn Intan Noorazlina, Pn Hasni Suhana, Pn Faridah, Pn Maizatul Akma, En Razmi, dan Cik Nur Illyana.

Quotes on Quality: Bad is stronger than good

The greater power of bad events over good ones is found in everyday events.. bad emotions.. and bad feedback have more impact than good ones and bad information is processed more thoroughly than good.. bad impression and bad streotypes are quicker to form and more resistant to change than good ones.

Roy Baumeister

Review: Plan - Do - Check - Act

Langkah Plan - Do-Chek - Act boleh diaplikasikan dengan semua proses kerja.  Langkah pertama iaitu Plan - perancangan adalah langkah mengenalpasti objektif dan proses-proses yang terlibat untuk menghasilkan output (produk) mengikut kehendak pelanggan dan polisi organisasi.  Langkah kedua - Langkah Do (laksana) adalah melaksanakan semua proses yang telah dikenalpasti, manakala langkah ketiga Check - Semak adalah proses kawalan dan ukur hasil yang diperolehi berbanding dengan polisi, objektif dan keperluan produk dan laporkan hasil tersebut.  Akhir sekali langkah Act (bertindak) terhadap proses-proses yang memerlukan penambahbaikan.

KPTM Kuantan telah menjalankan SPK bermula Julai 2010, maka telah melebihi setahun proses SPK yang di ISOkan dilaksanakan. Oleh yang demikian, penting bagi semua pengamal proses menyemak / mengukur prestasi proses-proses yang digunapakai.  Setelah semakan dibuat, maka perlu ada tindakan penambahbaikan bagi setiap proses tersebut jika terdapat keperluan.

Berdasarkan kepada dapatan analisis, dan audit dalam  terdapat 13 prosedur yang telah dipinda bagi menambahbaik proses SPK. 

Polisi Kualiti, Objektif kualiti dan kaitannya dengan Proses SPK

Pada awal permulaan sesuatu aktiviti, terdapat pelbagai idea / cadangan berkaitan tujuan aktiviti dan skop aktiviti yang akan dilaksanakan, apakah hasil aktiviti tersebut dan bagaimana aktiviti akan dilaksanakan.  Oleh itu sebelum sesuatu aktiviti bermula perlu ada perancangan dan sumber bagi menjayakan aktiviti tersebut.

Untuk menerangkan sesuatu aktiviti, perlu dijelaskan tujuan, hasil, dan skopnya.  Dengan mengkaji perkara ini terlebih dahulu, maka dapatlah dinilai keberhasilannya di penghujung sesuatu aktiviti tersebut.  Oleh itu tanda aras ditentukan bagi menilai output yang terhasil. 

Adalah perlu untuk merangka proses kerja bagi mencapai tandaaras (objektif kualiti) yang telah ditetapkan.  Proses kerja ini untuk menghasilkan output / produk.  Untuk lebih jelas atau pengawalan, adalah penting proses kerja dirangka dalam struktur dari atas ke bawah (top-down), supaya kerja-kerja yang perlu dinyatakan dengan jelas


Dalam konteks KPTM, objektif kualiti (tanda aras) yang ditetapkan memfokuskan kualiti program, kualiti tenaga pengajar, persekitaran kondusif, kepuasan pelanggan, dan penambahbaikan berterusan.  Ianya menumpukan kepada skop Pengajaran dan Pembelajaran.   Proses kerja yang dirangka bagi menyokong objektif kualiti ialah sebanyak 32 proses kerja. 

Memahami Polisi Kualiti dan kaitannya dengan objektif kualiti

ISO berkehendak supaya Polisi Kualiti sesuatu organisasi  dapat mempamerkan rangka kerja bagi tujuan penyediaan kualiti objektif organisasi.  Polisi kualiti menyatakan hala tuju organisasi, dan kualiti objektif yang dibina turut menyokong polisi kualiti.   Walaubagaimanapun,  tekanan dari luar seperti kehendak pelanggan dan persekitaran pasaran menyebabkan keperluan organisasi selalu atau perlu berubah.  Sekiranya itu berlaku, 'alignment' antara polisi kualiti dan objektif kualiti akan tersasar.  Oleh yang demikian pihak pengurusan organisasi perlu membuat semakan kedua-dua polisi dan objektif kualiti ini dari masa ke semasa.

Objektif kualiti mesti boleh diukur dan ianya perlu dicapai melalui sistem pengurusan kualiti yang dirangka.

Polisi Kualiti KPTM...

"KPTM menawarkan kursus-kursus yang berkualiti serta mampu dibiayai ke arah melahirkan tenaga kerja yang berilmu.

KPTM memberikan perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran yang berkualiti dengan persekitaran kondusif bagi memenuhi kepuasan pelanggan dengan penambahbaikan secara berterusan melalui pelaksanaan Sistem Pengurusan Berkualiti."

Antara objektif kualiti yang kelihatan jelas untuk mencapai apa yang dihasratkan oleh KPTM seperti yang dinyatakan dalam polisi kualiti adalah:
i.  100% program mendapat pengiktirafan MQA (program yang berkualiti)
ii.  90% kelengkapan bagi tujuan Pengajaran dan Pembelajaran (persekitaran kondusif)
iii.  pensyarah yang berkualiti dengan menggunakan SIE (PnP yang berkualiti)
iv.  Penempatan pelajar iaitu penyediaan hostel bagi tahun 1 (persekitaran kondusif)
iv.  aduan pelanggan perlu diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan (kepuasan pelanggan)
v.   tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan dilaksanakan (penambahbaikan berterusan)
vi.  latihan kepada kakitangan mencukupi iaitu 8 jam setahun (sumbangan kepada PnP  yang berkualiti) 
vii.  peratus pelajar lulus iaitu 85% (program yang berkualiti)

Antara pernyataan polisi kualiti - "mampu dibiayai", dan "melahirkan tenaga kerja berilmu" perlu di 'align'kan dengan objektif kualiti termasuk - objektif kualiti yang menyentuh tentang "kemasukan pelajar" perlu di alignkan dengan polisi kualiti pada masa akan datang sebagai penambahbaikan secara berterusan.

Polisi Kualiti

kajfka

Audit Kakitangan

Audit kakitangan sedang dijalankan sehingga penghujung Oktober 2011.  Secara umumnya semua kakitangan akan diaudit oleh ketua unit masing-masing.   Bagi kakitangan akademik yang bergred L1 akan diaudit oleh Ketua Jabatan, manakala yang menyandang gred L2 dan L3 akan diaudit oleh Timbalan Pengarah Akademik.  Audit kakitangan adalah berdasarkan bidang tugas masing-masing.  Tujuan audit kakitangan adalah menyemak samada tugas yang diserahkan kepada kakitangan dijalankan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

Bagi kakitangan akademik, penumpuan audit kakitangan adalah berkaitan penilaian pelajar, aktiviti mentor-mentee, tindakan pencegahan dan pembetulan bagi pelajar-pelajar yang lemah.

Sistem Pengurusan Kualiti

Ahli pengurusan SPK terdiri daripada semua ahli pengurusan KPTM Kuantan.  Wakil Pengurusan,  Pegawai Kualiti, Pegawai Dokumen, Juruaudit, Urusetia SPK dan pemegang proses merupakan tulang belakang SPK.  Terdapat 9 objektif kualiti yang telah dikenalpasti iaitu memenuhi 65% sasaran pengambilan pelajar, 80% kes aduan diselesaikan dalam masa yang ditetapkan, 100% mendapat kelulusan sebelum program dijalankan / akreditasi penuh selepas program dijalankan,  95% pelajar tahun 1 mendapat penempatan asrama, CGPA penilaian pensyarah – SIE mencapai purata 3.00 /5.00, 85% pelajar lulus, 90% kelengkapan pengajaran dan pembelajaran dipenuhi,  setiap kakitangan mendapat sekurang-kurangnya  latihan 8 jam setahun dan 100% tindakan pembetulan dan pencegahan dilaksanakan.

Perjumpaan dengan semua kakitangan KPTM Kuantan

Satu perjumpaan dengan semua kakitangan KPTM Kuantan akan diadakan pada 3.30 petang, Selasa 4 Oktober 2011, untuk menerangkan berkaitan Audit Surveillance pada 9-10 November 2011.  Semua kakitangan kecuali kakitangan yang mempunyai kuliah dengan pelajar dikecualikan.  Perjumpaan akan diadakan di Dewan Jubli Perak.

Audit Surveillance

Audit Surveillance akan diadakan pada 9-10 November 2011 dan audit akan diketuai oleh Parimala Devi. Semua warga kerja KPTM Kuantan dipohon agar bersedia dengan audit ini. 

Mesyuarat MKSP bil 1/11

Pada 28 Oktober 2011, mesyuarat MKSP telah dijalankan.  Antara agenda yang dibincangkan adalah pengesahan minit mesyuarat bil 2/10, objektif kualiti,  hasil laporan audit dalam, aduan pelanggan, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan, prestasi perkhidmatan bahagian akademik dan bahagian perkhidmatan, perubahan SPK dan tindakan susulan ke atas tindakan MKSP yang lalu.

Mesyuarat bersambung pada 29 Oktober 2011 di sebelah pagi, bagi membincangkan keseluruhan agenda.